Một bài thuyết trình có thể là hình thức có tác động mạnh trong việc chuyển thông điệp của chúng ta đến một nhóm người lôi kéo họ vào một cuộc đối thoại hai chiều. Nhà quản lý sử dụng thuyết trình để:

• Thuyết phục người nghe thực hiện một hành động cụ thể nào đó
• Truyền đạt thông tin
• Tạo ra một diễn đàn một không gian để thảo luận
• Tìm hiểu phản ứng của mọi người đối với một tình huống hay một ý tưởng
• Đại được một cam kết
• Thu hút mọi người vào việc giải quyết vấn đề

Các hình thức thuyết trình

Có nhiều hình thức thuyết trình, mỗi cách được xây dựng để đáp ứng những yêu cầu cụ thể. Sau đây là một số ví dụ:

• Bán sản phẩm: Mô tả ngắn gọn những lợi ích và đặc điểm đặc trưng của một sản phẩm hay dịch vụ, hay nói cách khác, giải thích ra lý do tại sao người nghe nên mua sản phẩm.
• Thuyết minh sản phẩm: Trình bày cách hoạt động của một sản phẩm nào đó.
• Thuyết phục: Đưa ra các lý do để ủng hộ cho một ý kiến nào đó.
• Báo cáo tình hình: Mô tả chi tiết về tiến trình của một dự án, một nhiệm vụ đặc biệt hoặc một chương trình khuyến mãi.
• Kế hoạch hoặc chiến lược kinh doanh: Phác thảo kế hoạch mà một tổ chức sắp tới sẽ thực hiện hoặc diễn giải mục tiêu của công ty

Dù mục đích của bạn là gì, đừng sử dụng bài thuyết trình để "tống" một đống thông tin chi tiết vào tai người nghe. Người nghe chỉ nhớ được một vài chi tiết sau bài thuyết trình. Bạn có thể sử dụng bài thuyết trình để thông bào về một sự thay đổi hay sáng kiến quan trọng, nhưng hãy truyền đạt các chi tiết bằng văn bản. Như vậy, mục đích của bạn sẽ quyết định thể loại thuyết trình bạn chọn. Bạn cũng cần xây dựng bài thuyết trình phù hợp với các yếu tố sau:

• Số lượng tính giả
• Mức độ trang trọng của buổi thuyết trình
• Mức độ thường xuyên của cuộc gặp (một lần, thỉnh thoảng, thường xuyên)
• Thời gian trong ngày và các đặc điểm khác của thời điểm diễn ra bài thuyết trình.