Thuyết trình là cuộc đối thoại có sự tương tác qua lại giữa bạn và người nghe. Càng hiểu rõ về người nghe bao nhiêu thì bạn càng có khả năng thực hiện bài thuyết trình phù hợp với họ bấy nhiêu. Hãy đảo bảo rằng bạn có thể trả lời được các câu hỏi sau:
- Đề tài thuyết trình quen thuộc, mới lạ hay có thể gây tranh cãi (hoặc tổng hợp tất cả những điều trên) đối với người nghe không?
- Ai là người nghe của bạn, họ là ai và có quan hệ gì đối với đề tài thuyết trình của bạn?
- Họ biết gì về đề tài thuyết trình của bạn? Và họ cần biết gì về nó?
- Họ kỳ vọng điều gì từ bài thuyết trình của bạn?
- Họ đã quen với một hình thức thuyết trình đó chưa?
- Họ biết gì về bạn? Họ cần biết gì hơn? Họ cảm thấy thế nào về bạn?
- Tại sao họ lại dự buổi thuyết trình? Họ chủ động đến vì muốn nghe hay được yêu cầu phải đến?
- Họ có nhiệt tình? lịch sự? lãnh đạm? chống đối?
- Có trở ngại nào khác, chuyện đã xảy ra trước đây hay những mong đợi nào mà bạn cần lưu ý?
Hiểu rõ tình huống thuyết trình
Chẳng có bài thuyết trình nào được thực hiện trong chân không cả. Bối cảnh diễn ra bài thuyết trình của bạn đóng vai trò quyết định trong việc nó sẽ được tiếp nhận như thế nào, vì vậy bạn hãy nắm vững những vấn đề sau:
- Bạn sẽ thuyết trình trong một bối cảnh trang trọng hay thân mật?
- Khi bạn thuyết trình, người nghe vừa ăn, uống, làm việc, nghỉ giải lao, hay làm việc gì đó năng động? Liệu họ đang mệt mỏi hay tỉnh táo?
- Ai sẽ là người nói trước bạn? Ai sẽ thuyết trình tiếp theo? Điều đó ảnh hưởng thế nào đến phản ứng của người nghe?
- Bạn là người phát biểu đầu tiên hay cuối cùng trong chương trình? Trong ngày? Trong buổi sáng hay buổi chiều?
- Người ta có muốn bạn trả lời câu hỏi hay phát tài liệu về bài thuyết trình không?
- Bạn có bao nhiêu thời gian cho bài thuyết trình? Bạn có thể chuyển tỉa toàn bộ thông điệp của mình trong khoảng thời gian đó không?
- Liệu các bối cảnh không gian của buổi thuyết trình có đòi hỏi bạn phải thay đổi bài nói chuyện cho phù hợp không?
- Bạn có thể kiểm soát bối cảnh không gian môi trường và thiết bị như thế nào?
