Một khi bạn đã có ý tưởng chắc chắn về những gì bạn muốn nói và về mục tiêu của bài thuyết trình, bạn đã sẵn sàng cho bước kế tiếp: Chuẩn bị. Ở bước này, bạn sẽ sắp xếp bài thuyết trình vào một dàn bài phù hợp với khoảng thời gian cho phép.

Tổ chức bài thuyết trình

Ngay khi có các tài liệu chuẩn bị thô của bài thuyết trình, bạn cần sắp xếp chúng lại. Một bài thuyết trình được tổ chức tốt sẽ giúp người nghe tiếp thu một cách dễ dàng nhất, nâng cao khả năng đạt được mục tiêu của bạn . Trong hầu hết các trường hợp, một bài thuyết trình cần có lời mở đầu, lời giới thiệu nhu cầu hoặc một vấn đề cẩn giải quyết, đưa ra một biện pháp giải quyết và lời kêu gọi hành động.


Ví dụ

Người thuyết trình:

"Vậy là chúng ta tập trung ở đây để tìm hiểu thêm về sự chuyển đổi quyền lãnh đạo.

Bao nhiêu người trong các bạn đã được chuyển lên một vị trí quản lý mới trong năm vừa qua? Ừm, có lẽ là 1/4 trong số các bạn ở đây. Có thể ít hơn một chút.

Bao nhiểu người đã có người quản lý mới năm ngoái? 1/3 - hoặc gần một nửa số chúng ta ở đây.

Tốt rồi. Hãy xem bao nhiêu người hoặc đã chuyển lên một vị trí mới hoặc có một người quản lý mới trong vòng 2 năm qua? Chắc hẳn hầu hết mọi người!

Các bạn thấy đó, tất cả chúng ta đều có liên quan đến việc chuyển đổi quyền lãnh đạo. Và chúng ta có thể làm nhiều điều để cho việc chuyển đổi này được thành công càng tốt!"

Bạn cũng có thể sử dụng đoạn mở đầu để:

• Xác định mục đích của bải thuyết trình
• Tạo ra sự tin cậy ban đầu. Hãy tự hỏi bản thân, "thành tích nào của bạn sẽ gây ấn tượng với đối tượng thính giả đặc biết này?" và tập trung vào chúng. Hoặc, nếu được, hãy mời một người khác có chức vụ hoặc được tín nhiếm giới thiệu cho bài thuyết trình của bạn
• Mô tả sự quan trọng của đề tài đối với người nghe: Điều gì trong đó là dành cho họ?
• Giới thiệu thật ngắn gọn các ý chính sẽ được đề cập trong bài thuyết trình.

Phần hai của bài thuyết trình sẽ đưa ra một nhu cầu hoặc một vấn đề nào đó cần giải quyết. Ở đây, bạn cần làm các việc sau:

• Mô tả cho người nghe thấy rõ tại sao họ lại cần quan tâm đến thông điệp của bạn.
• Phát triển thêm thành một nhu cầu hay vấn đề cụ thể mà bạn và người nghe sẽ cùng giải quyết.
• Thêm vào đó các lý lẽ, ví dụ và một loạt các tài liệu bổ trợ phù hợp để duy trì sự hứng thú của người nghe mà không khiến họ sao lãng khỏi các ý chính.
• Lôi cuốn người nghe vào bài thuyết trình bằng cách hỏi các đề xuất của họ và chỉ ra các nhu cầu và vấn đề của chính họ.
• Kiểm định sự tán đồng thuộc người nghe bằng cách nểu hỏi yêu cầu họ phải hồi

(còn tiếp)